
Le Bureau de lutte aux infections transmises sexuellement et par le sang (BLITSS) respecte le droit à la vie privée de chaque individu et s’engage à protéger la confidentialité des renseignements confidentiels recueillis auprès de tous Participants, Usagers ou Employés. En règle générale, les renseignements confidentiels sont disponibles seulement aux personnes qui doivent y avoir accès dans l’exercice de leurs fonctions au sein de l’organisme.
La politique de confidentialité a aussi pour objectif de faciliter l’accès aux locaux utilisés par le BLITSS aux personnes issues de groupes vulnérables dont l’identité est particulièrement à protéger notamment : les personnes vivant avec le VIH/sida, les personnes des minorités culturelles, les minorités sexuelles, les jeunes, les utilisateurs et les utilisatrices de drogues injectables (UDI).
Nous souhaitons que cette « Politique de confidentialité » puisse permettre à ces personnes, dont la confidentialité sera mieux protégée, de pouvoir fréquenter notre organisme en toute confiance.
« Employé » signifie tout individu qui travaille pour le BLITSS moyennant rémunération, incluant la direction générale, mais aussi tout bénévole ou stagiaire non rémunéré.
« Activité » signifie toute activité que le BLITSS gère ou organise.
« Usager » signifie tout individu qui fournit des renseignements confidentiels au BLITSS ou consent à la cueillette de tels renseignements auprès d’un tiers par le BLITSS en lien avec la réalisation d’un évènement, d’une Publication, ou avec l’obtention d’un Service.
« Publication » signifie toute publication produite par le BLITSS ou à laquelle BLITSS contribue, sous quelque forme que ce soit : verbal, écrit, audio, vidéo, informatisé ou autre.
« Renseignement confidentiel » signifie tout renseignement fourni ou communiqué au BLITSS sous quelque support que ce soit (verbal, écrit, audio, vidéo, informatisé ou autre) qui concerne un Usager ou un Employé et qui peut être utilisé pour l’identifier, y compris : son nom, son numéro de téléphone, son adresse, son courriel, le fait qu’il ait été ou soit Usager ou un Usager potentiel, son genre, son orientation sexuelle et toute information concernant sa santé (incluant son statut sérologique). Pour plus de certitude :
« Service » signifie tout service que le BLITSS rend à un individu à la demande de celui-ci, notamment les consultations pour le service de soutien aux PVVIH ou l’envoi d’information.
2.1
Tout individu a le choix d’être photographié ou non, ou d’être enregistré (audio/vidéo) ou non.
2.2
Les photographies ou enregistrements qui permettent d’identifier un individu comme employé du BLITSS ne constituent pas un renseignement confidentiel relatif à cet individu.
3.1
Les Employés sont tenus de signer la présente entente de confidentialité (Annexe A) avant d’exercer leurs fonctions ou d’exécuter leurs mandats auprès du BLITSS.
3.2
L’obligation de confidentialité s’applique à la durée de la relation d’un Employé avec le BLITSS et survit à la fin de cette relation.
4.1
Le BLITSS peut, au besoin, constituer un ou des dossiers contenant des renseignements confidentiels concernant les Employés. La constitution de tels dossiers a pour objet de :
4.2
Le BLITSS peut, au besoin, constituer un ou des dossiers contenant des renseignements personnels et confidentiels concernant les Usagers. La constitution de tels dossiers a pour objet de permettre au BLITSS de réaliser une Activité, une Publication, ou de fournir un Service.
4.3
Le BLITSS peut uniquement recueillir les renseignements confidentiels qui sont nécessaires aux fins du dossier, et peut utiliser les renseignements confidentiels seulement à ces fins.
4.4
Les renseignements confidentiels peuvent seulement être recueillis auprès de la personne concernée, à moins que celle-ci consente à ce que la cueillette soit réalisée auprès d’autrui ou que la loi l’autorise.
5.1
Sous réserve de l’article 5.2, la direction générale est autorisée à accéder à tout renseignement confidentiel que détient le BLITSS. Les autres Employés sont autorisés à accéder aux renseignements confidentiels dans la mesure où cet accès est nécessaire à la réalisation d’une tâche dans l’exercice de leurs fonctions.
5.2
Seul l’intervenant ou l’intervenante du service de soutien aux usagers est autorisé à accéder aux renseignements confidentiels que le BLITSS détient dans le cadre de ce service. La direction générale ou tout autre Employé du BLITSS peuvent toutefois y accéder dans la mesure où cela est nécessaire pour assurer des services aux usagers, notamment le service de dépannage financier. Cette pratique peut s’avérer nécessaire en cas d’absence ou d’impossibilité d’agir de l’intervenant, l’intervenante en soutien.
6.1
Les Employés ayant accès aux dossiers en vertu de l’article 5 s’obligent à :
6.2
Lorsqu’un Employé peut également à certains égards, être qualifié d’Usager, les renseignements confidentiels concernant chaque titre seront conservés séparément.
6.3
Les dossiers constitués en vertu de cette politique sont la propriété du BLITSS.
7.1
Sous réserve de l’article 7.2, les renseignements confidentiels ne sont conservés que tant et aussi longtemps que l’objet pour lequel ils ont été recueillis n’a pas été accompli, à moins que l’individu concerné ait consenti à ce qu’il en soit autrement. Ces renseignements confidentiels sont ensuite détruits de façon que les données y figurant ne puissent plus être reconstituées.
7.2
Les dossiers concernant les Employés sont conservés par le BLITSS.
7.3
Pour plus de certitude, les renseignements confidentiels concernant un individu ayant offert un témoignage, tels que son nom et ses coordonnées, sont détruits une fois le témoignage publié ou diffusé, à moins que l’individu ait préalablement consenti à ce que les renseignements confidentiels le concernant soient conservés pour permettre au BLITSS de le recontacter dans le futur. Pour plus de certitude, chaque utilisation du témoignage d’une personne doit être approuvée par celle-ci.
8.1
Autres que dans les situations où la loi le requiert et sous réserve des autres dispositions du présent article 8, les renseignements confidentiels ne peuvent être divulgués qu’après l’obtention du consentement écrit, manifeste, libre et éclairé de la personne concernée. Un tel consentement ne peut être donné que pour une fin spécifique et pour la durée nécessaire à la réalisation de cette dernière.
8.2
Les renseignements confidentiels peuvent être divulgués sans le consentement de la personne concernée si la vie, santé ou sécurité de celle-ci est gravement menacée. La divulgation doit alors être effectuée de la façon la moins préjudiciable pour la personne concernée.
8.3
Tel que permis par la loi, le BLITSS peut divulguer des renseignements confidentiels nécessaires à sa défense ou celle de ses Employés contre toute réclamation ou poursuite intentée contre le BLITSS ou ses Employés, par ou de la part des Usagers, d’un Employé, ou de l’un de ses héritiers, exécuteurs testamentaires, ayants droit ou cessionnaires, y compris toute réclamation émanant de l’assureur d’un Usager ou d’un Employé.
9.1
Sous réserve de l’article 9.2, les Usagers et Employés ont le droit de connaître les renseignements confidentiels que le BLITSS a reçus, recueillis et conserve à leur sujet, d’avoir accès à de tels renseignements et de demander que des rectifications soient apportées à ceux-ci.
9.2
Le BLITSS doit restreindre l’accès aux renseignements confidentiels lorsque la loi le requiert ou lorsque la divulgation révèlerait vraisemblablement des renseignements confidentiels au sujet d’un tiers.
9.3
Une demande d’un Usager ou d’un Employé en lien avec l’article 9.1 doit être traitée dans un délai maximal de 30 jours.
10.1
Un Employé manque à son obligation de confidentialité lorsque cette personne :
10.2
Advenant un manquement à l'obligation de confidentialité, des mesures disciplinaires appropriées, pouvant aller jusqu'à la résiliation du contrat de travail ou de toute autre relation avec le BLITSS, seront prises à l'égard de la partie contrevenante et des mesures correctives seront adoptées au besoin afin de prévenir qu'une telle situation ne se reproduise.
11.1
S’il s’avère que les renseignements confidentiels d'une personne ont été utilisés de façon contraire à une disposition de cette politique, cette personne peut déposer une plainte auprès de la direction générale du BLITSS ou auprès du comité exécutif du conseil d'administration du BLITSS si la plainte concerne la direction générale elle-même.
11.2
Comme prévu par la loi, la personne dont la plainte concerne une demande d'accès ou de rectification des renseignements confidentiels la concernant peut déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information pour l'examen du désaccord dans les 30 jours du refus du BLITSS d'accéder à sa demande ou de l'expiration du délai pour y répondre.
Référence : les énoncés de cette politique proviennent en majorité de la politique de confidentialité de la COCQ-SIDA, lesquels ont été adaptés à la réalité de notre organisme.
La personne responsable de la conservation des renseignements personnels au BLITSS est Mylène St-Pierre. Vous pouvez communiquez avec elle au 819-758-2662.